Tietosuojaseloste

1. Rekisterin ylläpitäjä
Sata-Tennis r.y.
Sarvastonkaari 23
00840 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mikko Anttila
seurasihteeri
040-522 7925
seurasihteeri@sata-tennis.fi

3. Rekistereiden nimet
Jäsentieto –Jäsenrekisteri
Procountor –kirjanpitojärjestelmä
Ilmoittautumiset – leirit, tapahtumat, kilpailut

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään Sata-Tennis r.y.:n ja Tennisliiton palveluiden toimittamiseksi sekä näiden palvelujen käyttämiseen liittyvien tiedotteiden toimittamiseen.

Henkilötietojen käsittelyperusteena on jäsenyyssuhde. Yhdistyksen jäsenluettelon pitämistä koskevan yhdistyslain (503/1989) 11 §:n pääsäännön mukaan yhdistykset saavat pitää luetteloa omista jäsenistään, koska niillä on tähän lakiperusteinen velvollisuus.

5. Rekistereiden tietosisältö

  • Nimi
  • Osoite
  • Syntymäaika
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Matkapuhelinnumero
  • Pelaajanumero ja rankingtiedot
  • Toimintaan osallistumisen kannalta merkittävät terveystiedot
  • Kuvauslupa
  • Nimen ilmoittaminen kuvan yhteydessä

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja lisätään Sata-Tenniksen rekisteriin seurasihteerin ja valmentajien toimesta palveluiden käytön aloittamisen yhteydessä. Tennisliiton Tennisässä-järjestelmään käyttäjien itsensä toimesta tai heidän pyynnöstään.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Seuran jäsenten tietoja (nimi, syntymäaika, sähköposti ja jäsenyystieto) voidaan luovuttaa Suomen Tennisliiton pelaajarekisteriin. Tämä antaa jäsenelle mahdollisuuden hankkia kilpailemiseen oikeuttava kilpailulisenssi. Lisäksi Tennisliitto voi lähettää pelaajalle Tennisliiton sähköisiä uutiskirjeitä. Tietoa Tennisliiton pelaajarekisteristä löytyy osoitteesta www.tennis.fi/pelaajarekisteri. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen, mutta kielto voi kuitenkin estää henkilön osallistumisen Tennisliiton alaisiin kilpailuihin. Kiellon voi tehdä ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Sata-Tennis r.y.:n toimesta.
Käytämme tässä tietosuojakäytännössä eriteltyjen tarkoitusten mukaisessa tietojenkäsittelyssä kumppaneita ja voimme tässä yhteydessä siirtää käsittelemiämme henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen. Niiden maiden osalta, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission tai valvontaviranomaisen hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Sata-Tennis ry.y:n tietoverkko ja laitteisto, joilla rekisterit sijaitsee, on suojattu palomuurilla sekä muilla turvallisuustason takaavilla teknisillä toimenpiteillä.

Tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerrotaan minkälaisia tietoja Sata-Tenniksen ja Tennisliiton jäsenyyteen liittyen pelaajalta ja /tai hänen huoltajaltaan kerätään, missä niitä säilytetään, kuka tietoja käsittelee ja mitä sitten jos tietoja ei haluta antaa käsiteltäväksi. Lopussa kerrotaan miten suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn voi antaa ja miten sen voi peruuttaa.

1. Sata-Tennis r.y. :n jäsen- ja laskutusrekisterin ylläpitoa varten tarvitsemme jäseneltä ja alle 18-vuotiaan jäsenen osalta lisäksi hänen huoltajansa:

  • Etunimen ja sukunimen (Jäsenrekisterissä pelaajan / toimihenkilön identifiointia varten)
  • Sukupuolen (jäsentietojen raportointia varten. Raportit Helsingin kaupungin toiminta-avustus, Opetus-ja kulttuuriministeriön seuratuki sekä muut avustusraportit)
  • Sähköpostiosoitteen (jäsenkirjeiden mm. tiedotteiden, vuosikokouskutsun toimittamista varten)
  • Syntymäajan (jäsentietojen raportointia varten. Raportit Helsingin kaupungin toiminta-avustus, Opetus-ja kulttuuriministeriön seuratuki muut avustusraportit)
  • Kotiosoitteen (jäsentietojen raportointia varten. Raportit Helsingin kaupungin toiminta-avustus, Opetus-ja kulttuuriministeriön seuratuki sekä muut avustusraportit, joissa kysytään jäsenpohjan asuinpaikkaa.)
  • Matkapuhelinnumeron (kiireellisiä viestejä varten mm. vuoroperuutukset, tapaturmat tms.)
  • Sellaiset pelaajan terveyteen / osaamisen liittyvät tiedot, jotka voivat vaikuttaa hänen osallistumiseensa seuran /joukkueen tapahtumiin (mm. allergiat, sairaudet, lääkitykset, uimataito)
  • Osallistumishistoria

1.2. Jäsentieto -järjestelmää käyttävät seuran päätoimiset työntekijät, puheenjohtaja ja seurasihteeri. Lisäksi Sata-Tenniksen tilintarkastaja ja kirjanpitäjä voivat tarkastella järjestelmästä tietoja, jotka liittyvät seuran rahaliikenteeseen.
Järjestelmästä voidaan ottaa ulos raportteja mm. koskien pelaajien yhteys- ja terveystietoja kun joukkue matkustaa tai pelaaja osallistuu seuran järjestämille leireille ja tapahtumiin. Tällöin raportista poistetaan sellaiset tiedot, jotka eivät kyseisen tapahtuman suhteen ole oleellisia.

1.3. Mikäli henkilö kieltäytyy antamasta jäsenrekisteriin tarvittavia tietoja, hän ei voi liittyä seuran varsinaiseksi jäseneksi tai osallistua seuran järjestämään kerho-, valmennus- tai kilpatoimintaan.

2. Kirjanpito-ohjelmaa varten tarvitsemme seuran palkan-/palkkionsaajilta:

  • Etunimen ja sukunimen (henkilön identifiointia varten)
  • Sosiaaliturvatunnuksen loppuosineen (henkilön identifiointia ja palkanmaksua sekä palkkaraportteja varten)
  • Sähköpostiosoitteen (laskutusta varten)
  • Matkapuhelinnumeron (tunnusten lähettämistä ja järjestelmän käyttöä varten)
  • Kotiosoitteen (palkanmaksua varten)
  • Pankkitilin numeron

2.1. Tätä järjestelmää käyttää tilitoimisto sekä erikseen nimitetty seuran taloudesta vastaava hallituksen edustaja. Lisäksi tilitoimiston edustajat (mm. Kirjanpitäjä ja palkanmaksusta vastaava) näkevät järjestelmään rekisteröityjen henkilöiden henkilötiedot.

2.2. Mikäli palkattava henkilö tai valittu taloudenhoitaja kieltäytyy antamasta tarvittavia henkilötietoja, hän ei voi toimia seurassa kyseisessä toimessa.

3. Some -kanavat ja seuran kotisivut

Sata-Tenniksellä on käytössään seuraavia some –kanavia; Facebook, Instgram,Twitter, Youtube ja What´s app. Pääasiassa some –kanavissa näkyvät kuvat ovat ulkona kaikille avoimessa tilassa (harjoitus- tai pelitilanteissa) ja uutisointia varten otettuja.

Näistä kuvista on mahdollista tunnistaa pelaaja ryhmän mukaan tai kasvojen piirteiden avulla. Kuvattavien nimet saatetaan myös mainita. Kuvaukseen ja nimen käyttöön kysytään lupa.

Pelaajaryhmillä voi olla omia suljettuja ja salaisia some –kanavia, joiden päivityksestä vastaa joukkueen valitut päivittäjät. Tällöin kuvat ovat näkyvissä ainoastaan rajalliselle yleisölle eli joukkueen omille jäsenille ja mahdollisesti heidän perheilleen. Näiden some-kanavien jäsenyys ja käyttö perustuu vapaaehtoisuuteen.

Seuran kotisivuilla voi olla näkyvissä ryhmäkuva. Kuvan ja nimen käyttöön kysytään erikseen lupa. Pelaajan kohdalla voi olla näkyvissä vain etunimi, mikäli pelaaja / pelaajan huoltaja näin toivoo.

3.1. Some –kanavien päivittäjiä ovat seuran päätoimiset ja osa-aikaiset työntekijät sekä muutamat hallituksen jäsenet. Seuran virallisiin some -kanaviin päätyneet kuvat ovat julkisesti katsottavissa. Kotisivujen päivittäjiä ovat seuran työntekijät, viestinnästä vastaavat.

3.2. Pelaaja voi kieltää tunnistettavien kuviensa näkymisen seuran virallisissa some -kanavissa ja pyydettäessä aina poistamme tunnistettavan kuvan somesta ja kotisivuilta. Kotisivuille laitettava ryhmäkuva otetaan seuran virallisessa kuvauspäivässä. Kuvaustilanteeseen / ryhmäkuvaan ei kannata tulla paikalle lainkaan, mikäli ei halua näkyä seuran kotisivuilla tai seuran julkaisuissa. ryhmäkuvaa käytetään tarvittaessa myös joukkuetta koskevissa uutisissa.

4. Muut järjestelmät

Seuran joukkueissa saattaa olla käytössä joukkueen sisäisiä järjestelmiä, joukkueen sisäisiä some -kanavia tai muita vastaavia.

5. Suostumuksen antaminen ja luvan peruuttaminen
Suostumusta tietojen antamiseen näihin yllämainittuihin rekistereihin kysytään seuran toimintaan ja tapahtumiin liityttäessä. Luvan voi antaa sähköisesti ilmoittautumisen yhteydessä.
Luvan voi perua kirjallisesti siitä ilmoittamalla rekisterinpitäjän nimeämälle yhteyshenkilölle: info-sata-tennis.fi tai seurasihteeri@sata-tennis.fi